Die 42-Tage-Regelung: berechnen, prüfen, richtig anwenden.

• Satz 1: Der Anstellungsschlüssel und die Fachkraftquote werden monatlich berechnet.
• Satz 2: Soweit pädagogisches Personal über einen Zeitraum von 42 Kalendertagen aufeinanderfolgend keine Arbeitsleistung mehr erbringt, bleibt die bisherige arbeitsvertragliche Arbeitszeit ab Beginn des nächstfolgenden Kalendermonats unberücksichtigt.
• Satz 3: Satz 2 gilt nicht, wenn im laufenden oder im nächstfolgenden Kalendermonat die Arbeit im Umfang von mindestens der Hälfte der im Kalendermonat arbeitsvertraglich vereinbarten Arbeitstage wieder aufgenommen oder Personal im erforderlichen Umfang neu eingestellt wird.
• Satz 4: Gefördert werden im Bewilligungszeitraum nur Kalendermonate, die im Jahresdurchschnitt den förderrelevanten Anstellungsschlüssel und die Fachkraftquote einhalten.
• Satz 5: Bei der Berechnung der Jahresdurchschnittswerte wird eine Überschreitung des Anstellungsschlüssels oder eine Unterschreitung der Fachkraftquote für einen Zeitraum von bis zu drei Kalendermonaten nicht berücksichtigt.
• Satz 6: Unabhängig von Satz 5 wird eine Über-/Unterschreitung nicht berücksichtigt, wenn sie auf höherer Gewalt beruht und das Staatsministerium zustimmt, für den Zeitraum, in dem die höhere Gewalt andauert.
• Satz 7: Für das Fachkrafterfordernis nach Art. 9 Abs. 2 Satz 2 BayKiBiG gelten die Sätze 2 und 3 entsprechend.
• Satz 8: § 45 SGB VIII bleibt unberührt.

Normgeschichte: Die Regelung wurde zum 1.1.2017 eingeführt (sie löste die frühere „5-Tage-Regelung“ ab), zunächst als § 17 Abs. 4 mit dem Monatsprinzip in § 26. Seit dem 1.7.2023 (Änderungsverordnung vom 25.5.2023, GVBl. 2023 S. 255) steht sie in § 17 Abs. 3 Sätze 2–3, das Monatsprinzip in § 25 Abs. 1 Satz 1 — der Wortlaut der Regelung selbst blieb unverändert. Die Höhere-Gewalt-Klausel (heute Satz 6) wurde bereits zum 1.5.2021 eingeführt. Ältere Unterlagen zitieren noch „Abs. 4“/„§ 26“ — inhaltlich weiter einschlägig, die Verweise sind aber zu aktualisieren.

• AS und FKQ werden monatlich berechnet. § 17 Abs. 3 S. 1 AVBayKiBiG
• Fehlzeiten bis 42 aufeinanderfolgende Kalendertage sind förderrechtlich ohne Relevanz — die Arbeitszeit zählt voll weiter. § 17 Abs. 3 S. 2 AVBayKiBiG (Umkehrschluss)
• Nach 42 aufeinanderfolgenden Kalendertagen ohne Arbeitsleistung: Arbeitszeit ab Beginn des nächstfolgenden Kalendermonats unberücksichtigt. § 17 Abs. 3 S. 2 AVBayKiBiG
• Gleiches gilt bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses (Kündigung, Auflösungsvertrag, Altersgrenze) — auch dann wird keine Arbeitsleistung mehr erbracht.
• Eine Kausalitätsprüfung (Buchungsstunden der Kinder oder Wegfall von Arbeitszeit) ist nicht erforderlich; ein förderschädlicher Sachverhalt ist unmittelbar erkennbar.
• Voraussetzung: Die Kraft muss den Dienst angetreten haben (mindestens ein Arbeitstag) — die Norm setzt voraus, dass keine Arbeitsleistung mehr erbracht wird. Erkrankt eine neu eingestellte Kraft vor Dienstantritt, greift die Regelung erst nach tatsächlichem Arbeitsbeginn.

Die Regelung ist eine den Träger begünstigende Norm: Zwingend geregelt ist nur die begünstigende Rechtsfolge („bleibt unberücksichtigt“). Der Träger darf die ausgefallene Kraft trotz Ausfall bis zum Ende des Monats, in dem die 42-Tage-Frist abläuft, mitzählen — er kann auf die Begünstigung aber verzichten; dann gilt für ihn das reine Monatsprinzip (§ 25 Abs. 1 Satz 1) und die Kraft wäre bereits ab dem Eintrittsmonat des Ausfalls herauszunehmen. Der Verzicht ginge ausschließlich zu Lasten des Trägers (schlechterer Anstellungsschlüssel, ggf. Förderkürzung).

Merksatz: Zwingend ist nur, dass die Regelung dem Träger zur Verfügung steht. Ob er sie nutzt, ist ihm freigestellt — ein Verzicht wäre regelmäßig nachteilig.

Arbeitsleistung ist unmittelbare (Arbeit am Kind) oder mittelbare pädagogische Tätigkeit (in Umsetzung von Gesetzen, Verordnungen, Bildungsleitlinien, BayBEP) — auch außerhalb der Einrichtung. Keine Arbeitsleistung sind reine Abrechnungstätigkeiten (z. B. Abrechnung von Elternbeiträgen) oder einrichtungsfremde Arbeiten (z. B. Rasenmähen). Fortbildungstage unterbrechen die Frist (danach beginnt sie neu); eine wegen Erkrankung vorzeitig abgebrochene Fortbildung („Arbeitsversuch“) unterbricht nicht.

Die Herausnahme unterbleibt, wenn im laufenden Kalendermonat (dem des Fristablaufs) oder im nächstfolgenden Kalendermonat einer der folgenden Tatbestände eintritt: § 17 Abs. 3 S. 3 AVBayKiBiG

1. Wiederaufnahme durch die Kraft selbst: Tätigkeit an mindestens der Hälfte der arbeitsvertraglich vereinbarten Arbeitstage des Kalendermonats § 17 Abs. 3 S. 3 AVBayKiBiG — mit den bisherigen Parametern (Arbeitsumfang, Qualifikation). Kehrt sie mit reduzierten Stunden zurück (z. B. 40 → 20), wird der alte Wert ab dem Folgemonat gelöscht und der neue eingetragen. Eine andere Verteilung oder Verschiebung der Arbeitstage ist unschädlich; die Tage müssen nicht aufeinanderfolgen. Schließtage reduzieren die erforderliche Tageszahl; mindestens ein Tag muss tatsächlich gearbeitet werden. Einzelne verkürzte Tage (Arztbesuch, Überstundenausgleich) sind tolerabel; eine ganztägige Freistellung zählt nicht als Arbeitstag. Maßgeblich für die geschuldeten Arbeitstage ist der bisherige regelmäßige Einsatz; Nachweis über den Dienstplan.

2. Temporärer Ersatz (Springer): Erforderlicher Umfang = gleiche Qualifikation und mindestens gleicher Stundenumfang; auch hier gilt die Hälfte-der-Arbeitstage-Regel. Ein Springer mit geringerer Qualifikation oder weniger Stunden genügt nicht → die ausgefallene Kraft wird gelöscht. Bei ausreichendem Ersatz bleibt die Kraft im Bestand, der Springer selbst wird nicht erfasst; sein Einsatz (Zeitraum, Wochenstunden) ist zu dokumentieren. Fällt der Springer seinerseits aus, beginnt die 42-Tage-Frist erneut zu laufen.

3. Mehrarbeit / Überstunden anderer Kräfte: im erforderlichen Umfang, nur mit Wirkung für die Zukunft (vorherige Anordnung); für rückwirkende Zeiträume erfolgt keine Berücksichtigung.

4. Neueinstellung im erforderlichen Umfang § 17 Abs. 3 S. 3 AVBayKiBiG — nach der Vollzugspraxis kumulativ: dieselbe Qualifikation, mindestens dieselbe Wochenstundenzahl, Einstellung im Kalendermonat des Ausscheidens. Privilegierung: Die Hälfte-der-Arbeitstage-Regel gilt für die Neueinstellung nicht. Auch eine gescheiterte Neueinstellung (Kraft tritt den Dienst nicht an) zählt als Ersatz „im erforderlichen Umfang“ — die alte Kraft bleibt einen weiteren Monat eingetragen. Eine Einstellung „im erforderlichen Umfang“ setzt nicht voraus, dass dadurch der Mindestanstellungsschlüssel (1:11,0) oder die Fachkraftquote (50 %) wieder eingehalten werden. Der Anwendungsbereich ist gering — sinnvoll vor allem, wenn die ausgefallene Kraft absehbar zurückkehrt oder die Einstellung scheitert.

⚠ Kein Kriterium

Eine „gleiche Anzahl an Wochentagen“ ist kein Kriterium des erforderlichen Umfangs — dieses Merkmal findet sich weder im Gesetzestext noch in der Vollzugspraxis. Die Zahl der Arbeitstage spielt systematisch nur bei der Hälfte-Regel eine Rolle, nicht bei der Ersatzqualität.

Grundregel: Förderrelevante Änderungen werden ab Beginn des Kalendermonats berücksichtigt, in dem sie eintreten — „soweit in dieser Verordnung keine anderen Regelungen getroffen sind“. Dieser Halbsatz gibt der 42-Tage-Regelung als speziellerer Regelung den Vorrang. § 25 Abs. 1 S. 1 AVBayKiBiG

Grundsatz: Keine Doppelanrechnung von ausgefallener Kraft und Ersatz — sie würde den Anstellungsschlüssel verzerren.

Erfassungszeitpunkt der Ersatzkraft: Tritt eine nicht ausreichende Ersatzkraft (geringerer Stundenumfang) so spät im Ausnahmefenster ein, dass sie die Hälfte-Regel im Eintrittsmonat nicht mehr erfüllen kann, wird sie erst ab dem Folgemonat erfasst; erreicht sie die Hälfte im Eintrittsmonat, bereits ab diesem. Tritt sie nach dem Ausnahmefenster ein, gilt schlicht das Monatsprinzip (ab Eintrittsmonat). Dieselbe Logik gilt bei Rückkehr der Kraft selbst und bei temporären Stundenaufstockungen.

• Arbeitszeitreduzierung (z. B. Änderungskündigung 40 → 20 Std.): wird als Fall der 42-Tage-Regelung behandelt — die bisherige (höhere) Arbeitszeit bleibt bis zum Ende des Monats, in dem die Frist abläuft, berücksichtigt; ab dem Folgemonat gilt der reduzierte Wert.
• Temporäre Stundenaufstockung: Die höhere Arbeitszeit wird ab dem Monat erfasst, in dem die Hälfte-Regel erfüllt ist — frühestens jedoch ab dem Monat, ab dem die ausgefallene Kraft nicht mehr berücksichtigt wird (keine Doppelanrechnung). Beim Auslaufen der Aufstockung beginnt für die Rückführung auf die ursprüngliche Arbeitszeit eine erneute 42-Tage-Frist: Der höhere Wert zählt bis zum Ende des Monats, in dem diese Frist abläuft; ab dem Folgemonat gilt wieder die ursprüngliche Arbeitszeit.
• Urlaub der aufgestockten/ersetzenden Kraft innerhalb ihres Einsatzes: eigene 42-Tage-Frist, keine sofortige Unterbrechung.
• Springer mit Einsatz in mehreren Einrichtungen: Erfassung in der Einrichtung, in der mindestens die Hälfte der arbeitsvertraglich vereinbarten Arbeitstage geleistet wird; für Ausfallzeiten gilt auch hier die 42-Tage-Regelung.
• Großtagespflege: Für das Fachkrafterfordernis gelten die Sätze 2 und 3 entsprechend § 17 Abs. 3 S. 7 AVBayKiBiG i. V. m. Art. 9 Abs. 2 S. 2 BayKiBiG. Bei Ausfall der GTP-Fachkraft ist vorrangig eine Ersatzbetreuung durch eine geeignete Person (Mindestqualifizierung 160 Stunden) sicherzustellen; sonst greift die 42-Tage-Frist entsprechend.
• Wiedereingliederung nach krankheitsbedingter Ausfallzeit: in AS/FKQ berücksichtigungsfähig; Erfassung nur bei drohender Förderkürzung angezeigt; Dauer und wöchentlicher Stundenumfang im Einzelfall mit der örtlich zuständigen Bewilligungsbehörde abstimmen.
• Personelle Rochaden innerhalb der 42-Tage-Frist: förderrechtlich irrelevant, keine Erfassung.
• Erstmalige Einstellung mit Erkrankung vor Dienstantritt: Eintragung erst ab Dienstantritt; die 42-Tage-Frist läuft erst ab einer späteren Abwesenheit.

• Gefördert werden im Bewilligungszeitraum nur Kalendermonate, die im Jahresdurchschnitt den förderrelevanten Anstellungsschlüssel und die Fachkraftquote einhalten. § 17 Abs. 3 S. 4 AVBayKiBiG
• Toleranz: Eine Überschreitung des AS oder Unterschreitung der FKQ von bis zu drei Kalendermonaten bleibt bei der Jahresdurchschnittsberechnung unberücksichtigt. § 17 Abs. 3 S. 5 AVBayKiBiG
• Höhere Gewalt: Über-/Unterschreitungen infolge höherer Gewalt bleiben mit Zustimmung des Staatsministeriums für deren Dauer unberücksichtigt. § 17 Abs. 3 S. 6 AVBayKiBiG
• Die betriebserlaubnisrechtlichen Anforderungen bleiben unberührt. § 17 Abs. 3 S. 8 AVBayKiBiG i. V. m. § 45 SGB VIII
• KiBiG.web nach Fristablauf: Qualifikation der Kraft auf „bitte wählen“ stellen, Arbeitszeit in den Ist-Monatsdaten auf 0 reduzieren. Die Erfassung zusätzlicher Stunden (Springer, Aufstockungen) kann zum Jahresende nachgeholt werden, sofern keine Förderkürzung angezeigt wird. Nachträgliche Änderungen beim Personaleinsatz werden nicht berücksichtigt; nur zukunftsgerichtete Maßnahmen sind relevant, Überstunden nur bei vorheriger Anordnung. Prüfgrundlage für Arbeitszeiten und Qualifikation sind die Arbeitsverträge.
• Erklärungspflicht bei der Endabrechnung: Angabe, welche Kräfte im Bewilligungszeitraum länger als 42 Tage aufeinanderfolgend keine Arbeitsleistung erbracht haben (mit Beginn und Ende des Ausfallzeitraums).

• Fristbeginn bei nur teilweiser Fehlzeit am ersten Tag: Der erste ganztägige Fehltag zählt, nicht der Tag mit anteiliger Arbeitsleistung.
• Schließtage bei der Hälfte-Regel: Sie reduzieren die erforderliche Zahl der Arbeitstage — wird leicht übersehen.
• Doppelanrechnung von ausgefallener Kraft und Ersatz: unzulässig, verzerrt den Anstellungsschlüssel.
• „Wochentage-Kriterium“ beim Ersatz: existiert nicht.
• Verwechslung mit § 25: Bei vollumfänglichem Dauerersatz gilt das Monatsprinzip, kein Fall der 42-Tage-Regelung.
• Erneute Frist beim Ausfall des Springers bzw. beim Auslaufen einer Aufstockung wird oft nicht bedacht.
• Veraltete Paragraphenzitate (Abs. 4 / § 26 statt Abs. 3 / § 25).